Умение написать грамотный и эффективный пресс-релиз — это азы профессии PR-cпециалиста. Однако, зачастую приходится сталкиваться с плохо написанными пресс-релизами. Получить хороший пресс-релиз хочет каждый журналист, так как это здорово облегчит его работу.
Что такое пресс-релиз?
Не будем далеко ходить, воспользуемся Яndex-Энциклопедиями. Получаем два определения: 1) Пресс-релиз — специально подготовленная информация о товаре или фирме, распространяемая фирмой для возможного опубликования в печати. 2) Пресс-релиз (англ.Press-release — выпуск для прессы), специальные бюллетени для работников печати, радио, телевидения, содержащие документы и информацию, подлежащие опубликованию и распространению.
Теперь разберём поподробнее, из чего состоит пресс-релиз и как его следует оформлять.
Заголовок пресс-релиза
Заголовок — первая чрезвычайно важная часть пресс-релиза. Читать ваш заголовок будет, скорее всего, журналист или редактор. Чтобы угодить журналисту (редактору) заголовок пресс-релиза должен быть кратким, определённым и написанным простым языком. Заголовок пресс-релиза должен дать журналисту чёткий ответ на вопросы: 1. О чём идёт речь? 2. Чем это интересно читателям моего издания?
В заголовке и в тексте вам следует избегать жаргона, специальной терминологии и сокращений.
Какая информация должна включаться в пресс-релиз? Хороший пресс-релиз должен отвечать на пять вопросов в первом же параграфе: Кто? Что? Где? Когда? Почему?
- Кто: Кто является субъектом события? Следует их определить и описать.
- Что: Что происходит, о чем должна быть поставлена в известие пресса?
- Где: Если это какое-то событие или пресс-конференция, где это должно произойти? Конкретно укажите адрес, а также приложите карту с указанием.
- Когда: Следует четко указать дату, день недели и точное время. Пресс-релиз должен содержать конкретную информацию, не допускается никаких приблизительных данных.
- Почему: Пресс-релиз должен приковывать внимание. Будьте конкретны. Помните, что первая фраза или заголовок должны быть составлены таким образом, чтобы заставить читателя дочитать до конца.
Первый абзац пресс-релиза
Здесь вам необходимо чуть более подробно (по сравнению с заголовком) изложить главную мысль пресс-релиза. Буквально в 2–3 предложениях. Первый абзац пресс-релиза должен иметь самостоятельный законченный смысл в отрыве от контекста.
Основное содержание пресс-релиза
Журналисты, работающие с пресс-релизами, сокращают их снизу вверх.
Следовательно, наиболее значимую информацию вы должны разместить как можно ближе к началу основного текста пресс-релиза.
Основной текст пресс-релиза пишите таким же простым языком, как заголовок и первый абзац.
Цитаты повышают привлекательность основного текста пресс-релиза, поэтому, лучше если вы их подпишите именем цитируемого.
Компоновка пресс-релиза
Нет единого мнения, указывать ли явно в верху текста «ПРЕСС-РЕЛИЗ». Я лично склоняюсь к тому, что это нужно делать, но важнее всего- заинтересовать журналиста заголовком, самой темой пресс-релиза. Шрифт для текста — распространённый, (без экзотики!), типа Times New Roman.
Оптимальный размер шрифта для бумажных пресс-релизов 12 (при более мелких шрифтах возникают проблемы с прочтением при передаче по факсу), для рассылаемых электронной почтой — 10–12. Заголовки можно давать 14-м.
Объём пресс-релиза
Для бумажных пресс-релизов желательно уложиться в лист формата А4. Укажите дату и контактные данные для возможных справок и уточнений.
Мониторинг результатов
Отслеживайте и собирайте в специальный альбом или папку вырезки ваших публикаций. Для электронных пресс-релизов — копии файлов и ссылки на веб-страницы. Сортируйте их по изданиям. Это поможет вам при дальнейшем анализе по мере накопления материалов.
Асель Караулова, Президент Казахстанского пресс-клуба.